Эффективность относится к вектору аудита исполнительному стратегическому

Видео:Проектное управление: для "галочки" или эффективностиСкачать

Пересмотр роли человеческих ресурсов

Чтобы закрепить за собой роль «делового партнера» в рамках организации, HR-менеджеру необходимо продемонстрировать, каким образом его услуги помогают достигать поставленных компанией бизнес-целей. Деятельность кадровиков редко подвергается аудиту/контролю в целях оценки эффективности и соответствия правовым нормам. Тем не менее, кадровый аудит важен, поскольку на его основе происходит пересмотр стратегии и деятельности HR-отдела. Он является связующим звеном между системами управления персоналом и целями компании и, вместе с тем, принимает во внимание бизнес-цели внутренних потребителей организации.

Видео:Аудит. Как оценить эффективность проектаСкачать

Цель аудита человеческих ресурсов

Целью аудита человеческих ресурсов является более глубокий анализ деятельности кадровиков. Он позволяет определить сильные стороны и выявить области, требующие улучшений. Проведение аудита включает в себя пересмотр текущих методов работы, политики и деятельности компании; также он может захватывать оценку производительности в сравнении с компаниями сходного размера и/или отрасли. Сфера исследования должна включать в себя следующие пункты:

• Соответствие правовым нормам
• Делопроизводство (личные дела сотрудников, разрешения на работу, заявления и т.д.)
• Денежные возмещения/Справедливость заработной платы
• Взаимоотношения между сотрудниками
• Системы поощрения сотрудников
• Политику компании и алгоритм действий/Должностные инструкции работников
• Увольнения
• Здравохранение, безопасность и охрана

Существует ряд причин для проведения аудита, и его результаты могут быть использованы в различных целях. Как минимум, итоги аудита должны позволить определить, какие изменения необходимо произвести, как эти изменения повлияют на прибыль компании и как расставить приоритеты в работе над проблемными областями.

Видео:Как повысить эффективность внутреннего аудита. Интервью Евгения Теленкова с Алексеем СонинымСкачать

Процесс аудита

Аудит включает в себя систематизированное исследование организационных приемов и способов достижения целей, политики, правовых требований к компании и/или профессиональных стандартов. Эффективный аудит указывает на разницу между тем, «что есть» и тем, что «должно быть» или «могло быть». Посредством сведения на нет или уменьшения этой разницы организация может увеличить соответствие правовым нормам, обеспечить согласованность с установленными профессиональными стандартами и/или способствовать процессу улучшения качества своей работы.

В финансовом и бухгалтерском секторе аудит является рутинной операцией. Зачастую проводится финансовый аудит, результаты которого предоставляются высшему руководству и кабинету директоров. Как правило, аудит включает в себя обзор финансовой политики и практик компании в сравнении с установленными стандартами бухучета и рекомендованными приемами. Годовые отчеты госучреждений содержат заключение независимой сертифицированной аудиторской фирмы, подтверждающее, что финансовая отчетность является достоверной и соответствует в целом общепринятым практикам и стандартам.

В области человеческих ресурсов аудит не является рутинной операцией. Не существует особых законов и порядков, требующих от работодателей нанимать независимого аудитора для проведения учета политики и деятельности компании. Для работодателей общепринято в этих вопросах полагаться на своих юристов. Более крупные и авторитетные организации, тем не менее, разработали руководства внутренней оценки и системы независимых исследований.

Видео:Оценка госпрограмм: подходы и направления совершенствованияСкачать

Факторы успеха и прочие трудности

Сама мысль об аудите среди сотрудников вызывает страх. Как правило, он проводится аудитором (сторонним или из числа работников) по запросу высшего руководства, чтобы исследовать и выявить несоответствия между управленческой деятельностью и применяемой политикой или правовыми требованиями. За этим, как правило, следует официальный отчет высшему руководству в письменной форме. В случае нахождения крупного несоответствия рекомендуются действия по его устранению, включая увольнение менеджера-нарушителя.

В данном случае аудиторы выполняют роль «агентов» высшего руководства и, как результат, несут ответственность за проведение экспертизы. Их роль заключается в удовлетворении предустановленных потребностей клиента. Роль целевой аудитории – функционального или исполнительного руководства – скорее, является пассивной. Страх перед увольнением, реальный или воображаемый, тот факт, что выплывшие на поверхность несоответствия могут повлечь за собой торможение или крах карьеры, — сильный мотиватор, который поможет сделать все необходимое, чтобы успешно пройти аудит и произвести впечатление на высшее руководство.

Кроме того, финансовая проверка или аудиторская проверка на соответствие не используется в целях запуска процесса обучения внутри организации, поэтому ее ценность как инструмента для обновления внутри организации ограничена.

Для того чтобы аудит способствовал обучению и совершенствованию организации, целевая аудитория должна быть серьезно вовлечена в процесс аудита и соглашаться с целями и задачами аудита, а точнее, ими «владеть». Более того, достижение реальных рабочих выгод должно быть неотъемлемой задачей аудита.

Как упомянуто выше, предлагаются два конкретных, отдельных, но связанных друг с другом требования к аудиту: (1) выполнение конфиденциальных обязанностей управления и (2) стимулирование и облегчение непрерывного улучшения. Первое, направленное извне, имеет дело с предотвращением проблем; второе, направленное изнутри, сосредоточено на непрерывном совершенствовании.

Видео:Выбор эффективной SGRC-системыСкачать

Критерии успеха

Часто бывает, что при запуске аудита не совсем понятны его причины и не до конца оговорены его «критерии успеха», помогающие определить те факторы, которые будут использоваться для оценки условных преимуществ аудита, как то: его полезность для улучшения личной и командной работы. Поскольку аудит может иметь множество задач, цели и связанные с ними критерии успеха должны быть четко определены и обсуждены заранее.

Вот некоторые примеры конкретных задач аудита:

• Рассмотреть соответствие установленным предписаниям и/или политике компании.
• Исследовать наилучшие способы удовлетворения нужд или потребностей соответствующих пользователей или клиентуры – управления, сотрудников или сообщества.
• Рационализировать рабочие процессы, необходимые для функционирования компании, такие как найм сотрудников, выплата зарплат, обучение, бонусы и т.д.
• Установить «систему раннего предупреждения» в целях выявления проблем или определить разногласия перед тем, как они станут критичными.
• Измерить непрерывное улучшение путем проведения опроса: улучшились или ухудшились ли дела в результате функционального нововведения.

Важными составляющими успеха являются:

• Четкие задачи, установленные заранее.
• Соответствующие ресурсы, а именно: навыки персонала, бюджет, инструменты и материалы, необходимые для планирования и проведения аудита.

Видео:Бизнес завтрак. Как повысить эффективность управления людьми?Скачать

Определение вектора аудита

Как видно из примерных задач аудита, указанных выше, аудит может быть направлен на анализ соответствия или непрерывного улучшения. В зависимости от цели, процесс и методика проведения аудита будет отличаться. Аудит на соответствие включает систематическое сравнение практической деятельности человеческих ресурсов с политикой компании и/или правовыми нормами. На выходе такого аудита получаем список отклонений между тем, что требуется, и тем, что происходит на деле.

Аудит непрерывного совершенствования – это систематический процесс определения несоответствия функциональной или организационной производительности тому, что есть, что могло быть и что должно быть. Результатом аудита должен стать список возможностей для увеличения эффективности и производительности.

Аудит качества услуг – конкретный пример аудита непрерывного совершенствования. В данном случае вектор аудита направлен в сторону достижения соответствия деятельности кадровых ресурсов требованиям клиента внутри компании (управленца или сотрудника). Соответствие определяется на основе удовлетворенности клиента с учетом важности, которую он придает рассматриваемой услуге.

Следующая схема описывает отношения самостоятельных или методических проблем к стратегическому или исполнительному вектору кадрового аудита.

Аудит человеческих ресурсов: Схема отношения самостоятельных или методических проблем к стратегическому или исполнительному вектору

Видео:Lean retailing - простой ключ к росту операционной эффективности розничной сетиСкачать

Обсуждение проекта аудита

Создание и выполнение проекта аудита на соответствие не составит большого труда, поскольку такие аудиты являются сравнительными. Аудиты непрерывного совершенствования более сложно спланировать и привести в исполнение, так как они имеют цель измерить производительность организации. Поэтому проектирование аудита непрерывного совершенствования требует некоторых мер предосторожности:

• Вектор анализа не должен быть произвольным. Напротив, он должен быть направлен на основополагающую сферу деятельности, которая, в свою очередь, основана на управленческих практиках и исследованиях.
• Учитывая, что организационные проблемы могут возникать и происходить в любой области, аудит должен быть обращен ко всем «характеристикам» компании, а именно к переменным производительности, включая стратегию, структуру, цели, технологию и системы.
• Аудит должен основываться на событиях и условиях, имеющих место на раннем этапе причинно-следственной связи. Данный подход предполагает меньшее внимание к выходным данным (планам и ресурсам) и производительности (процессам).
• Аудит должен быть обращен к областям, которые могут принести ощутимый результат, в отличие от областей, которые мало или вообще не поддаются влиянию или изменению.

Видео:Стратегические коммуникации: понятие и основные характеристикиСкачать

Подведение итогов

Независимо от выбранного вектора аудита, на соответствие или непрерывное совершенствование, перед аудитором настоятельно рекомендуется ставить максимально конкретные задачи, а по окончанию аудита проводить анализ предоставленных в отчете пожеланий. Какими бы незначительными эти рекомендации ни казались, они могут значительно улучшить климат внутри организации и позитивно повлиять на многие стороны деятельности компании.

Несмотря на то, что кадровый аудит не является нормой для большинства компаний, его значимость трудно переоценить. Он позволяет пересмотреть стратегию организации, улучшить деятельность отдела кадров и, в конечном итоге, повысить производительность и прибыль компании. Задумайтесь над проведением аудита, – возможно, это именно то, что будет способствовать успеху вашей компании.

Видео:Вероника Семёнова о работе внутренних аудиторов. Вебинар ИВА из цикла «Диалоги о внутреннем аудите»Скачать

Аудит как эффективный инструмент для снижения рисков травматизма

В рамках любой производственной системы, независимо от вида экономической деятельности и количества сотрудников, есть возможность эффективно использовать аудиты для изменения показателей травматизма. Вместе с тем, существуют факторы, непосредственно влияющие на полезность аудита, которые необходимо распознавать уже на начальном этапе. О том, что необходимо предпринять, чтобы повысить эффективность аудита в компании и применять этот процесс для повышения уровня безопасности, рассказываем в статье.

Видео:Lean retailing - простой ключ к росту операционной эффективности розничной сетиСкачать

Цели проведения аудита

Безопасность на предприятии — не аксиома или данность. Состояние безопасности — это гипотеза, которую необходимо доказывать каждый день. И один из важных инструментов подтверждения или опровержения такой гипотезы — аудит системы управления ОТиПБ.

В каждой организации, которая стремится соответствовать стандартам безопасности, должен быть разработан дизайн системы управления безопасностью — это выбранный способ реализации требований, перечисленных в стандартах. Требования универсальны, но подход к ним у разных компаний может быть разным, и дизайн здесь — это ключ, гарантирующий эффективность и устойчивость системы.

Какие цели преследуют организации, проводя у себя аудит системы управления безопасностью? Можно выделить два основных вектора:

1. Подтверждение соответствия внутренним и внешним требованиям.
2. Предоставление информации об эффективности функционирования существующей системы.

Для наибольшей эффективности аудита нужно понимать, какая из вышеуказанных целей сейчас в приоритете.

Так, на стадии формирования отдельных элементов и процессов системы производственной безопасности, целесообразно работать по первому вектору, то есть оценить соответствие разработанных процедур общему дизайну системы. Уже после этого можно можно переключить внимание на второй вектор — эффективность предложенной системы.

Если система ОТиПБ компании уже функционирует в штатном режиме, то при проведении аудита лучше сконцентрироваться на оценке результативности отдельных процессов и процедур, а также на процессе управления изменениями, то есть вторая цель первостепенна. Здесь важно убедиться, что система работает в управляемом режиме постоянного улучшения, при этом сохраняя свою целостность.

Предпринимая значительные усилия по изменению в системных решениях — такие, например, как глобальная трансформация системы управления безопасностью — на первое место выходит оценка корректности и целостности действующей системы в результате внедрения запланированных изменений.

Видео:Вебинар: Как повысить эффективность бизнеса онлайн?Скачать

Стоп-факторы для эффективного аудита

Помимо правильной настройки целей и задач аудита необходимо учесть факторы, которые негативно влияют на его эффективность.

Ошибочные представления и заблуждения относительно роли самого аудитора.

К аудитору зачастую относятся как к контролеру или полицейскому с задачей поиска виновных. Наказание аудируемых за их открытость — худшее, что может случиться во время аудита.

Эффективный аудит — это всегда сотрудничество между аудитором и аудируемой стороной. Без такого взаимодействия аудит превращается в догонялки из мультфильмов «Том и Джерри» или «Ну, погоди!», когда аудитор пытается поймать проверяемого на отклонении от требований, выполняя свой план по количеству несоответствий, а аудируемый всячески этому препятствует.

Отношение к аудитору как к источнику требований и разработчику системы.

Существует убеждение о том, что аудитор придет и не только укажет на то, что не так, но и скажет, как нужно делать. Однако никакой аудитор не должен навязывать решения по устранению несоответствий, а также влиять на архитектуру системы управления безопасностью. В рамках проверки он может лишь дать свои рекомендации, которые помогут внедрить улучшения, но решения о необходимых действиях остаётся за лидерами внутри предприятий.

Эффективным аудитором по безопасности для компании становится тот, кто может провести диагностику или протестировать систему, создать атмосферу командной работы, а также проявить эмпатию, выражающуюся в заботе о безопасности в аудирумой организации как в своей собственной.

Несовершенство самой архитектуры системы управления ОТиПБ.

Получив «в наследство» систему управления безопасностью из советского прошлого, основанную исключительно на установлении и контроле выполнения правил и процедур, компания, как правило, сводит работу аудитора к выполнению роли очередного проверяющего или контролера, что не раскрывает всего потенциала полезности процесса.

Максимальный эффект от аудита получается в случае построения процессно- или риск-ориентированной системы управления ОТиПБ. Такие системы позволяют произвести идентификацию и анализ предпосылок к происшествиям, и с их помощью управлять рисками.

Низкий уровень культуры безопасности.

Аудит наименее эффективен, если на низком уровне открытость и доверительная атмосфера внутри организации.

Видео:Профессиональная дискуссия. Формула эффективности рекламной кампанииСкачать

Критерии аудита

Современные международные стандарты систем менеджмента, включая систему управления ОТиПБ, оставляют за предприятием право решать, как именно реализовывать установленные в этих стандартах требования. Как мы обозначили в первом разделе, ключевым фактором является дизайн системы управления безопасностью.

Эффективность и устойчивость разработанного дизайна можно оценить с помощью перечня критериев. Эти критерии по увеличению значимости:

• требование установлено и зафиксировано в регламенте или стандарте;
• требование установлено, распределена ответственность за выполнение;
• требование установлено и существует процедура (СОП, ПВР, инструкция) по его реализации;
• требование установлено и реализуется в рамках процессного подхода (цикл PDCA);
• требование установлено и реализуется в рамках риск-ориентированного подхода.

Таким образом, если требование по безопасности в компании существует лишь на бумаге или прописано в стандарте (как в первом критерии), оно исполняется нечасто, а через некоторое время забывается и не выполняется вовсе. Если же требование реализуется в рамках риск-ориентированного подхода (последний критерий), то малейшее отклонение или изменение будет сразу заметно.

Видео:Бизнес завтрак. Эффективность через Совет ДиректоровСкачать

Аудит риск-ориентированной системы

В предыдущих разделах мы установили, что наиболее оптимальным является риск-ориентированный подход. Так происходит благодаря его акценту на управление предпосылками происшествий и требованиям к наличию т.н. барьеров безопасности — факторов, стоящих на пути к рисковому событию.

Аудит такой системы предполагает определённый подход. Он проводится в виде тестирования сценариев и причин возникновения опасных действий, отдавая приоритет рискам тяжелого и смертельного травматизма. В ходе такого аудита необходимо получить ответы на следующие вопросы:

• Все ли опасные действия учтены в системе управления рисками?
• Управляем ли риск: существуют ли способы обнаружения угроз, потенциально способных привести к риску, и способы реагирования на них?
• Доведена ли информация о наличии и эффективности барьеров безопасности (предупреждающих возникновение конкретного риска и смягчающих его последствия) до работника, подверженного риску?

В системе управления с риск-ориентированным подходом важно оценить три составляющих:

1. Наличие барьеров. Есть ли в существующей системе барьеры и знает ли о них сотрудник. Если сотрудник ничего не знает о системе и таких барьерах, а работает только по инструкции, это означает, что риск-ориентированный подход не реализован в компании.
2. Готовность барьеров. Этот параметр покажет, откуда сотрудники знают, что барьеры связаны с опасными условиями и что они эффективны.
3. Адекватность барьеров. В данном случае нужно ответить на вопрос, позволяют ли эти барьеры вовремя обнаружить угрозу и отреагировать на нее. Тестируется сценарии «а что если».

Пример вопросов, которые должен задавать аудитор для оценки действий на местах:

• Какие действия выполняются в рамках операции?
• Какова модель управления риском (какие угрозы учтены и адекватны ли меры управления)?
• Как происходит управление на этом этапе? Какое наиболее уязвимое место в управлении риском (неточность действий, ненадежность оборудования)?
• Возможно ли безопасное местоположение при любых отказах производственного оборудования?
• Как убедиться, что работник в этом месте?
• Если такого местоположения нет, каковы признаки приближения аварийной ситуации?
• Какая сигнализация предусмотрена для технологических режимов, близких к аварийным? Достаточно ли этого для своевременной эвакуации?

Подводя итоги, стоит ещё раз подчеркнуть, что аудит в компании должен использоваться в качестве инструмента для снижения риска травматизма и зависит от эффективности взаимодействия всех участников процесса. Если руководство и сотрудники компании будут относиться к аудиту как инструменту улучшения своих результатов, а аудиторы — демонстрировать высокий уровень личных качеств и компетенций, то это неизбежно приведет к повышению эффективности системы управления, а также снижению количества несчастных случаев на производстве.

Видео:Что такое probono и как это готовить?Скачать

Отличительные черты внутреннего и внешнего аудита

Внутренний и внешний аудит — две стороны одной медали. И медаль эта — компания. Аудит проводят специалисты разного уровня и разного подчинения. Но все они призваны найти в компании слабые места и тех, кто использовал их ради собственной выгоды, а также определить остальные участки, которые можно оптимизировать. Часто результаты работы внутреннего аудита используют для проведения внешнего аудита. В этом материале собраны различия внешнего и внутреннего аудита.

Видео:2015 Бердутин управление качеством МПСкачать

Что такое внутренний аудит

Внутренний аудит — это вид независимой оценки работы компании или ее составляющих. Результаты внутреннего аудита помогают руководству увидеть эффективность работы менеджмента по определенным показателям. Также позволяют проверить достоверность финансовой отчетности, качество и соблюдение порядка ведения бухучета, сохранность активов, недоработки по документообороту, соблюдение буквы закона при выполнении операций и любую другую деятельность департаментов или функционирование системы компании по заказу руководства.

Внутренний аудит проводят сами сотрудники предприятия. В это подразделение должны входить специалисты, не имеющие отношения к бухучету или любому другому проверяемому направлению. Иначе это противоречит принципу незаинтересованности. Интересно, что принцип независимости для отдела внутреннего аудита носит внешний характер, поскольку проверяющие все же находятся в подчинении у руководства компании.

Департамент внутреннего аудита может существовать в компании отдельной единицей на постоянной основе или работать в формате комиссии. Приоритеты работы этого отдела определяет руководство компании.

Преимущества внутреннего аудита состоят в том, что его проводят сотрудники компании, которые погружены в ее процессы и хорошо ориентируются в них. Они заинтересованы в обнаружении ошибок и недоработок, а их заключения могут влиять на управленческие решения и процессы в компании для улучшения результатов.

Недостатки внутреннего аудита заключаются в том, что сотрудники фирмы работают на определенном участке и не могут дать объективную оценку при проверке. Чаще всего проведение внутреннего аудита связано с передачей материальной ответственности, поиском схем мошенничества, обнаружением или предотвращением хищений, повышением эффективности работы определенного участка компании.
Услугами службы внутреннего аудита пользуются открытые акционерные общества с филиалами и структурными подразделениями, холдинги с несколькими юридическими лицами, региональные компании, а также фирмы, ведущие отчетность по МСФО.

Видео:Вебинар: Внутренний аудит производства. Как проводить. На что обращать внимание.Скачать

Что такое внешний аудит

Внешний аудит — это независимая оценка работы компании. Ее проводят специалисты аудиторской фирмы. Специалистов, которые проводят внешний аудит в компании, не должны связывать никакие родственные связи с руководством проверяемой компании, должности в ней или другие обязательства, кроме указанных в договоре на проверку. Его проводят по требованию собственников и акционеров компании, а также согласно законам.

Внешний аудит проводят:

• для проверки достоверности данных в финансовых отчетах или, чтобы доказать их недостоверность
• чтобы проконтролировать следование требованиям законодательства по ведению учета и подготовке отчетности
• для определения участков оптимизации и более эффективного использования ресурсов компании
• для более узких целей, которые определяет заказчик (корректировка ведения бухучета, оптимизация баз налогообложения, анализ финансовой или хозяйственной деятельности, консультации по управленческим вопросам и пр.)

Процесс проведения внешнего аудита тщательно планируется, его ход и участки работы прописывают в договоре с компанией-клиентом. Сам коллектив уведомляют о грядущей проверке и знакомят с ее целью. Конечным результатом работы внешнего аудита выступает аудиторское заключение в письменной форме. Оно содержит полные данные об аудиторе, сроке проверки, ее объекте и результатах. Эти данные могут использоваться для управленческих решений в дальнейшем.

Преимущества внешнего аудита заключаются в том, что специалисты, которые его выполняют, независимы от руководства компании и работают в интересах заказчика. Они предоставляют оценку состояния компании, дают “взгляд со стороны” и могут также, кроме проверки документов, провести опрос сотрудников, анкетирование, проверить рабочие процессы на местах.

Недостатки внешнего аудита кроются в трактовке обнаруженных ошибок и несоответствий в документах и отчетах. Так сказано в исследовании, опубликованном в журнале The Accounting Review сотрудниками факультета EY Эрин Гамильтон и Джейсоном Смитом из Университета Невады, Лас-Вегас.
«Фундаментальное различие между ошибкой в ​​бухгалтерском учете и мошенничеством заключается в намерении, лежащем в основе искажения, поэтому, если менеджеры совершают мошенничество способами, которые кажутся непреднамеренными, аудиторы могут ошибочно полагать, что полученные искажения являются невинными ошибками, а не попытками мошенничества», — говорит Смит.
Интересно, что в 2-х проведенных исследователями экспериментах выяснилось, что менеджеры склоняются чаще опускать расходы, чем завышать доходы компании.

Видео:Оптимизация управления интеллектуальной собственностью в интегрированных структурахСкачать

Отличительные черты внутреннего и внешнего аудита

В фокусе внимания внутреннего и внешнего аудита находится компания и ее функционирование. Их отличают между собой специалисты, которые проводят аудит, а также заказчики, частота и тип проведения этих работ.
Список отличительных черт внутреннего и внешнего аудита представлен в сравнительной таблице.

Таблица. Сравнительная характеристика внешнего и внутреннего аудита

Внешнему аудитору важно защищать интересы клиентов компании. Внутреннему — интересы самой компании. Второй будет более ценным специалистом, поскольку работает на своей территории и сканирует компанию на наличие ошибок, “пробоин” и мошенничеств. Если вы хотите расширить карьерные перспективы и научиться эффективно работать в качестве специалиста по непрерывному улучшению процессов компании, то вам подойдут курсы по внутреннему аудиту.

📽️ Видео

Лекция «Механизмы и инструменты определения векторов развития золотодобывающей отрасли»Скачать

Вебинар 7. «Управление как система. Пирамида моего управления», 16.08.2023Скачать

Панельная сессия «Стратегические партнёрства как инструмент формирования единого пространства знанийСкачать